Uue tarkvara kasutuselevõttu nähakse sageli tehnilise sammuna, kuid tegelikult määrab edu see, kas organisatsioon suudab oma töötajaid selle kasutamisel päriselt toetada ja suunata. Vastasel juhul on tegemist mahavisatud investeeringuga ja turvariskiga.
Riigi IT Keskus (RIT) on viimased paar aastat vedanud avaliku sektor ühti suurimat IT-projekti, mille käigus viiakse riigiasutused üle ühtsele arvutitöökohateenusele. Selle eesmärk on muuhulgas anda riigitöötajatele tänapäevased Microsofti töövahendid, mis võimaldavad teha koostööd ühises pilvepõhises töökeskkonnas: näiteks hallata dokumente SharePointis, suhelda Teamsis ning jagada organisatsioonis infot senisest süsteemsemalt.
RIT-i ühistöövahendite teenusejuhi Heikko Kallaste sõnul on tänaseks uuele teenusele üle viidud enam kui 7600 töötajat rohkem kui 53 riigiasutuses, kuid mitmel organisatsioonil seisab üleminek veel ees. “Riigiasutuste jaoks on see kahtlemata suur muutus, sest lisaks uuele tarkvarale tuleb kohaneda ka uute protsesside, töövõtete ja koostööviisidega,” ütles ta.
Mahukas projekt on tema sõnul ilmestanud, et tehnoloogiline üleminek õnnestub ainult siis, kui töötajad sellega päriselt kaasa tulevad. „RIT annab organisatsioonile tööriistad, kuid iga asutus peab ise otsustama, kuidas neid tööriistu igapäevatöös kasutatakse,” rõhutas Kallaste. “Meie loome tehnilise raami ja pakume ka keskselt hangitud koolituste näol tuge, kuid uute tööprotsesside ja teadmiste juurutamine peab algama asutuse seest.”
Tema sõnul tehakse tihti viga, et värske tarkvara antakse töötajate käsutusse, kuid töötajad ei oska sellega midagi peale hakata. “Tavaliselt jäävad inimesed siis vanade töövõtete juurde, sest nii on neile mugavam. See on aga organisatsiooni vaatest mahavisatud investeering ja samuti on tegemist turvariskiga, sest sellisel juhul kasutavad töötajad tihti eraisiku kontosid, mille puhul ei ole garantiid, et tundlik info ei lekiks,” rääkis Kallaste.
Kasuta 80-20 reeglit
Kallaste sõnul ei ole organisatsioon tegelikult digiküps, kui uusi töövahendeid oskab kasutada vaid väike hulk entusiastlikke töötajaid. “Kui muutusega tuleb kaasa vaid kitsas ring ja ülejäänu jäävad maha, siis muutub töö kiirus ja kvaliteet ebaühtlaseks,” räägib ta. “Samuti võib see viia info killustumiseni ja teha osa kolleege sõltuvaks neist, kes süsteeme paremini valdavad.”
Ta nentis, et varem lähtuti avalikus sektoris 80-20 põhimõttest: arenemisvõimalusi pakuti eelkõigele väga digiteadlikele töötajatele, kes moodustavad umbes 20 protsenti kollektiivist. Tegelikult tuleb muutuste juurutamiseks keskenduda just enamusele ehk 80 protsendile.
“Kui enamus ei tunne end uutes süsteemides kindlalt, ei teki ka harjumust neid kasutada,” ütles Kallaste. “Ilma harjumuseta ei teki ka asutuseülest efektiivsust – tööriist võib olla olemas, aga selle mõju organisatsiooni tööle jääb tagasihoidlikuks.”
Näita tulemusi, siis tekib motivatsioon
Koolitusfirma BCS müügijuhi Ott Alemaa sõnul on organisatsioonides alati väga erineva digipädevuse tasemega inimesi, kuid õppimine peab kasulik olema kõigile.
“Avaliku sektori töötajate koolitamine on näidanud, et inimesed omandavad uusi teadmisi kõige paremini siis, kui nad näevad praktilisi näiteid, kuidas värsked tööriistad nende tööd lihtsamaks teevad. Vau-efekt võib tekkida koolitustel juba väga lihtsatest lahendustest, mis automatiseerivad käsitsi tehtavat tööd,” rääkis ta. „Inimesele ei ole tegelikult oluline, kuidas üks või teine nupp töötab, vaid see, kuidas ta saab oma töö kiiremini või paremini tehtud.”
Sama põhimõte kehtib ka reaalses töökeskkonnas. Ehkki võiks arvata, et kaugtöötajad, kes sõltuvad rohkem digitööriistadest, on ka proaktiivsemad õppijad, näitab praktika tema sõnul pigem vastupidist. „Sotsiaalne keskkond toetab õppimist. Kui näed kontoris kolleegi midagi uut kasutamas, saad kohe küsida, miks ta nii teeb ja kuidas ta tulemuseni jõudis,” sõnas Alemaa.
Samas on oluline märgata ka neid töötajaid, kes soovivad kiiremini edasi liikuda. “Väga üldiste koolituste puhul kaob edasijõudnutel kiiresti motivatsioon, sest inimene ei omanda neid oskusi, mida tal oma töös tegelikult vaja oleks. „Seetõttu tasub võimalusel kaaluda ka taseme- või rollipõhist õpet, mis lähtub inimese tegelikest oskustest ja tööülesannetest,“ lõpetas ta.
Digipädevuse järgmine tase: oskused, mille tähtsus lähiaastatel kasvab
Küberturvalisus on kindlasti üks võtmeteema, rõhutavad eksperdid. “Organisatsioonid saavad palju ära teha tehnoloogia ja protsesside tasandil, kuid inimfaktor jääb alati alles. Ohud arenevad pidevalt ja petturid on sageli sammu võrra ees, seega tuleb ka kasutajate teadlikkust järjepidevalt tõsta,“ rõhutab Alemaa.
Üha olulisemaks muutub andmete visualiseerimise oskus. „Kui esitada töö tulemusi – avaliku sektori kontekstis näiteks riigieelarvet – visuaalselt, muutub info palju arusaadavamaks ja otsused kvaliteetsemaks,“ rõhutab Kallaste. Alemaa sõnul kinnitab BCS-i kogemus sama trendi. „Kui vaadata koolituste tellimusi, siis analüüsitööriist Power BI on osalejate arvult juba Excelist mööda läinud.”
Samas tuleb ka baasoskusi värskendada. „Kui igapäevaselt Wordi, Excelit või PowerPointi ei kasuta, kipuvad oskused ununema. Seetõttu oleme jätnud koolitusprogrammi baastööriistad, mida inimestel on vaja aeg-ajalt meelde tuletada,“ lisab Kallaste.
Riigi IT Keskus on loonud riigiasutustele võimaluse tellida Microsoft 365 paketis sisalduvate tarkvarade koolitusi koostööpartnerilt, BCS koolituselt. Koolitused on sisult kooskõlas RITi arvutitöökohateenuse (ATK2.0) spetsiifikaga ning arvestavad kehtivaid infoturbenõudeid.
Artikkel ilmus 17.04.2026 Äripäeva Personaliuudiste portaalis.
