Riigikantseleis viidi uuele teenusele ligi 150 inimest ja Rahandusministeeriumis üle 260 töötaja. RITi konsolideerimistiimi projektijuhi Ivar Laasi sõnul oli tegemist mahukate projektidega ja asutused vajasid üksteisest mõnevõrra erinevat lähenemist.
“Riigikantselei puhul tuli arvestada keskmisest kõrgemate turvanõuetega ja sellega, et asutus tegutseb mitmes hoones,” rääkis ta. “See tähendab, et pidime reageerima ja tööprotsesse kohandama – näiteks kasutasime hajutatuse tõttu mitut keskust, kuhu inimesed oma vana arvuti toovad ja uue vastu saavad.”
Mõlemad osapooled peavad pingutama
Laasi sõnul tõid migreerimised väga selgelt esile, et suurt rolli mängib protsessi õnnestumisel asutuse enda panus. “Sujuv üleminek eeldab, et amet on muutuseks valmis ja mõtleb läbi, mida see endaga kaasa toob ja mis info on vaja kelleni viia. Kõikide seniste liitumiste võrdluses oli Rahandusministeerium erakordselt proaktiivne: töötajatele koostati asutuse enda poolt põhjalikud juhendid, korraldati sisemisi infotunde ning kaasati testijad, kes aitasid teenuse kvaliteeti hinnata juba enne üleminekut,” ütles ta.
Selge ja aktiivne kommunikatsioon on Laasi sõnul tähtis ka eeltöö ehk kaardistuse ajal, mille käigus tuvastab RIT tarkvarad ja tööprotsessid, mis asutuses kasutusel on. “Kui meile antakse täpne ülevaade, mida ja kuidas inimesed igapäevaselt kasutavad, saame paremini planeerida, millised lahendused tuleb migreerida, millised asendada ja millised saab standardiseerida,” ütles ta.
“Muudatuste läbiviimine ei toimiks formaadis “RIT tuleb ja teeb ära”. See, et kasutaja saab uue töövahendi ja jätkab sealt, kus töö pooleli jäi, ei juhtu iseenesest, vaid eeldab mõlemapoolset ettevalmistust,” lisas Laasi. “Lõpptulemuse seisukohalt on seega kriitilise tähtsusega nii RITi kui ka asutuse enda töö.”
Edukas üleminek võtab aega
Migratsioonipäev ise kulges nii Riigikantseleis kui ka Rahandusministeeriumis sujuvalt. “Vanad seadmed toodi ära, andsime uued vastu ja juhendasime, kuidas uue arvuti ja töövahenditega alustada. Lisaks vaatame, et kõik põhitööriistad, nagu SharePoint, Teams ja Outlook, oleks kohe töökorras. Nii saime tagada, et asutuse töös ei tekiks suuremaid katkestusti,” rääkis Laasi.
Üleminek oli tema sõnul edukas veel seetõttu, et varasemate projektide õppetundidest on RIT teinud omad järeldused. “Projektitiimides jagatakse jooksvalt teadmisi, et vigade kordumist vältida. Näiteks kui eelnevatel kordadel oli palju pöördumisi SharePointi keskkonnas failide leidmisega või brauseri avalehega, siis nüüd oskasime neid juba ennetada või kiiremini lahendada,” selgitas ta.
Uue teenuse kasutuselevõtt ei lõpe üleminekupäevaga – migreerimisele järgneb aktiivse toe periood, kus RITi spetsialist on majas kohapeal mõned päevad töötajaid abistamas. “Kõige sagedasemad küsimused on lihtsad: kuidas ma nüüd oma faile leian? Kus on minu SharePoint? Tundub esmapilgul ebaoluline, aga nende lahendamine määrab, kas inimene saab tööle keskenduda või mitte,“ ütles Laasi.
Tema sõnul on uus arvutitöökohateenus avaliku sektori jaoks märkimisväärne samm edasi, kuna see muudab kogu töökorralduse turvalisemaks ja potentsiaalselt tõhusamaks. “Uue teenusega anname asutustele tööriistad, mille abil saab paremini ühistööd teha ja näiteks mahukate manustega e-kirjavahetusi vähendada,” kirjeldas ta.
Ta lisas, et uue arvutitöökohateenuse tõeline väärtus tuleb esile siis, kui inimesed õpivad värskeid töövahendeid igapäevaselt võimalikult efektiivselt rakendama. “Näeme, et nendes asutustes, kus muudatust juhitakse teadlikult ja töötajaid toetatakse, on ka teenuse kasutuselevõtt edukam. Just see ongi meie ühine eesmärk – et muutus poleks ainult tehniline, vaid tooks ka sisulise kasu,“ ütles Laasi.
Riigi uut arvutitöökohta kasutab täna 25 asutust ja nende 1635 töötajat. Käesoleva aasta lõpuks on plaanis migreerida 45 asutust ja nende 6902 töötajat. Järgmised suuremad riigiasutused, kes kaasaegse arvutitöökohateenuse saavad, on Riigi Tugiteenuste Keskus, prokuratuur ja vanglad.
